A imagem da uma empresa é algo planejado em todos os aspectos, como a aparência do cartão de visita ou se o site é responsivo com todas as plataformas. Porém, um tema que corriqueiramente é ignorado é o e-mail, desde como se deve escrever, qual é a maneira mais adequada para responder e o que deve conter e qual é o tamanho máximo de uma assinatura de e-mail.

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E é justamente sobre a assinatura do e-mail que o especialista em novas mídias da KAKOI Comunicação, Ediney Giordani, falou a respeito.

Confeccionando a assinatura
Por perceber o quanto este detalhe é ignorado no cotidiano de muitas empresas, Giordani explica que, antes de mais nada, não há uma fonte verdadeira, que é absoluta.

Baseado a partir de pesquisas de hábitos e necessidades do receptor e emissor do e-mail, Ediney Giordani explica que a primeira coisa que deve aparecer é o nome da pessoa em destaque. “Antes de tudo, tem que aparecer o nome do usuário com uma fonte tamanho 01 ponto (ou no máximo 02) maior que o restante do texto da assinatura. Sugiro uma fonte 13 ou 14 pixels para o nome”.

Na sequência, Ediney Giordani indica colocar o cargo na empresa e escrever qual a principal forma de entrar em contato com a pessoa. Se for telefone, colocar o número antes, por exemplo, seguida das demais forma de comunicação.

Ediney explica porque é importante colocar na assinatura do e-mail o próprio e-mail, já que muita pessoas pensam que se o destinatário recebeu a mensagem, já deve saber qual é o endereço eletrônico. “Na verdade, o hábito das pessoas é procurar na assinatura uma forma de te contactar, por isso, deve estar completo” justifica.

O próximo passo é colocar o site da empresa. Se for uma assinatura pessoal pode ser a forma de te encontrar como Twitter, Facebook ou mesmo um blog.

Logo
Ediney explica que a logo da empresa também deve estar exposta na assinatura, normalmente no lado esquerdo. “Saiba que quando você coloca uma imagem em uma assinatura esta pode não ser lida por todas as plataformas de e-mail, portanto, antes de colocar uma imagem, saiba que você corre este risco” alerta o especialista em novas mídias.

Ediney reforça ainda que não há um grande consenso no mundo corporativo e o que vale mesmo é o bom senso. “Assinaturas concisas são a grande sacada, mas facilitar a vida do receptor de e-mail facilita a comunicação e pode lhe poupar um bom tempo de trabalho” finaliza.

Dispositivos legais
Mesmo sendo um território “livre” para a criação, Ediney alerta que há uma questão legal que deve ser levada em consideração, principalmente nos emails corporativos. “Diz a lei brasileira que ninguém pode alegar desconhecimento da lei como defesa, por isso, expor a questão legal na assinatura evita que, caso a pessoa receba um e-mail por engano, este seja usado de maneira indevida. Esta mensagem legal pode ter um corpo 8 pixels, sem maiores problemas. Para empresas que trocam emails internacionais é recomendado que essa mensagem também esteja em inglês”.

Um exemplo do que Ediney explicou é este texto aqui.

(PT) Esta mensagem pode conter informação confidencial ou privilegiada, sendo seu sigilo protegido por lei. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente ao remetente, respondendo o e-mail e em seguida apague-a.Agradecemos sua cooperação.
(EN) This message may contain confidential or privileged information and its confidentiality is protected by law. If you are not the addressed or authorized person to receive this message, you must not use, copy, disclose or take any action based on it or any information herein. If you have received this message by mistake, please advise the

Veja o exemplo da assinatura do Ediney.