Alguns temas são simplesmente ignorados no dia a dia de uma empresa. Temos vários artigos contando como devemos fazer um email, como responder a um email, como nos vestirmos, mas algo que todos usam, é marginalizado: como usar, o que deve conter e qual é o tamanho máximo de uma assinatura de email.

Sim, fizemos um artigo sobre assinaturas de emails, vamos lá!

Primeiro é importante saber que não há uma fonte “verdade absoluta”, o passo a passo abaixo foi concebido a partir de pesquisas de hábitos e necessidades do receptor e emissor do email.

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Primeiro, o seu nome, use uma fonte um, (no máximo dois) ponto maior que o restante do texto da assinatura. Sugerimos uma fonte 13 ou 14 pixels para o nome.

Depois coloque seu cargo na empresa.

Em seguida a principal forma de comunicação, é telefone? Email? Um vem na sequencia do outro. E aí a primeira polêmica: por que devo colocar meu email na assinatura se a pessoa já está recebendo o email? Simples, porque o hábito das pessoas é procurar na assinatura uma forma de te contactar, por isso, deve estar completo.

Na sequencia, você coloca o site da empresa, ou se for uma assinatura pessoal pode ser a forma de te encontrar como Twitter, Facebook ou blog.

Há uma questão legal que deve ser levada em consideração nas assinaturas de emails, principalmente nos emails corporativos. Diz a lei brasileira que ninguém pode alegar desconhecimento da lei como defesa, por isso, expor a questão legal na assinatura evita que, caso a pessoa receba um email por engano, este seja usado de maneira indevida. Esta mensagem legal por ter um corpo 8, sem maiores problemas. Para empresas que trocam emails internacionais é recomendado que essa mensagem também esteja em inglês. Veja:

PT) Esta mensagem pode conter informação confidencial ou privilegiada, sendo seu sigilo protegido por lei. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente ao remetente, respondendo o e-mail e em seguida apague-a.Agradecemos sua cooperação.
(EN) This message may contain confidential or privileged information and its confidentiality is protected by law. If you are not the addressed or authorized person to receive this message, you must not use, copy, disclose or take any action based on it or any information herein. If you have received this message by mistake, please advise the sender immediately by replying the e-mail and then deleting it. Thank you for your cooperation.

Algumas questões estão omissas neste tutorial, mas é bom que vocês saibam: não é recomendado colocar as redes sociais na assinatura, exceção é para empresas que usem algumas destas plataformas para comunicação interna como o Skype ou Messenger.

A logomarca da empresa também deve estar exposta na assinatura, normalmente no lado esquerdo . Saiba que quando você coloca uma imagem em uma assinatura esta pode não ser lida por todas as plataformas de email, portanto, antes de colocar uma imagem, saiba que você corre este risco.

Abaixo, a minha assinatura para que lhe sirva de exemplo de como fazer. Mais uma vez, reforço, como não há um grande consenso no mundo corporativo, o que vale mesmo é o bom senso. Assinaturas concisas são a grande sacada, mas facilitar a vida do receptor de email facilita a comunicação e pode lhe poupar um bom tempo de trabalho.